Teilzeitressourcen und das Chinesenprinzip

Die meisten kennen das sogenannte „Chinesenprinzip“ das besagt, dass mehr Mitarbeite dieselbe Aufgabe in weniger Zeit erledigen können. Die Anwendbarkeit dieses Prinzips unterliegt einigen Einschränkungen:

• Zum einen hängt es stark von der jeweiligen Aufgabe ab, ob und wie lange der Zusammenhang linear ist, also ob doppelt so viele Mitarbeiter tatsächlich nur die halbe Zeit brauchen.
• Zum anderen gibt es für die meisten Aufgaben eine Sättigungsgrenze, ab der weitere Ressourcen keinen Zeitgewinn mehr bringen. Versuchen Sie beispielsweise mal, einen Vortrag zu zweit in der halben Zeit zu halten.

Eine interessante Umkehrung dieses Prinzips ist die Planung mit Teilzeitressourcen, die – wenn auch aus anderen Gründen – ähnlichen Effekten unterliegt. Dieser Post beschreibt einen quantitativen Ansatz wie diese Effekte bei der Zeitplanung berücksichtigt werden können.

Der Sand und die Steine
Teilzeitressourcen sind Mitarbeiter, die nicht während Ihrer gesamten Arbeitszeit für das Projekt zur Verfügung stehen, sondern nur einen Teil davon. Dieser Umstand muss bei der Zeitplanung der Aufgaben für diese Mitarbeiter brücksichtigt werden. Aber wie?
Stellen Sie sich einen großen Haufen Sand vor, der an einen anderen Ort gebracht werden soll. Nehmen wir an es erfordert 100 Tage Arbeit um den Sand zu transportieren. Dann benötigen zwei Vollzeitmitarbeiter dafür 50 Tage Zeit, zwei Mitarbeiter, die nur jeden zweiten Tag arbeiten benötigen 100 Tage und zwei Mitarbeiter die nur einen Tag die Woche arbeiten benötigen 250 Tage (entspricht 100 / 20% / 2).

Jetzt stellen wir uns vor, der Haufen enthält außer dem Sand auch Steine, die so schwer sind, dass die Arbeiter sie nur gemeinsam transportieren können. Wie lange wird es jetzt dauern? Nun, solange die Arbeiter (auch wenn sie Teilzeit arbeiten) gleichzeitig arbeiten, ändert sich an der Zeitschätzung nichts. Wenn die Arbeiter jedoch stets an unterschiedlichen Tagen arbeiten, kommen sie unter Umständen niemals dazu die Steine zu tragen und die Arbeit dauert unendlich lange. Wie einfach es für die Arbeiter ist, am selben Tag zu arbeiten hängt (neben planerischen Aspekten) offensichtlich davon ab, wie hoch die Verfügbarkeit jedes Arbeiters ist, und wie viele Arbeiter gleichzeitig erforderlich sind.

Die realistische Zeitschätzung
Obwohl sich hier ein interessanter Ausflug in die Welt der angewandten Statistik anbietet, verzichte ich darauf (nicht zuletzt weil das Erscheinen einzelner Mitarbeiter im Projekt hoffentlich kein Zufallsereignis ist, sondern einer planerischen Anhängigkeit folgt). Statt dessen erkläre ich kurz die Berechnungsweise und die Analogie zum Chinesenprinzip.
Nehmen wir an, der Haufen enthält so viele Steine, dass 10% der Gesamtarbeit auf das Tragen der Steine entfällt. Dann bedeutet das, dass 90% der Arbeit weiterhin unabhängig erledigt werden können. Für diese 90% gilt die Rechnung (Arbeit / Kapazität / Anzahl Mitarbeiter) wie oben beschrieben. Für die übrigen 10% der Arbeit gilt die gleiche Rechenregel, allerdings ist die Kapazität reduziert, da die Mitarbeiter gleichzeitig verfügbar sein müssen. Stark vereinfacht nehmen wir an, die Kooperations-Kapazität entspricht Einzelkapazität ^ Anzahl Mitarbeiter * Anzahl Mitarbeiter. Wenn stets alle Mitarbeiter erforderlich sind um einen Stein zu tragen, ergibt sich folgendes Bild:

Die Dauer sinkt zunächst mit steigender Mitarbeiterzahl – dies spiegelt den hohen (90%) Anteil der Arbeit wieder, der unabhängig erledigt werden kann. Je mehr Mitarbeiter gleichzeitig erforderlich sind, um die 10% kooperative Arbeit zu erledigen (in unserem Beispiel werden gleichzeitig auch die Steine schwerer), desto größer ist der Effekt auf die Gesamtzeit.

Der Bezug zur Praxis
Die Steine aus dem Beispiel entsprechen den Tätigkeiten, die das Team nur gemeinsam erledigen kann (z.B. Teammeetings und andere notwendige Abstimmungen). Der Sand entspricht parallelisierbaren Aufgaben, die die Mitarbeiter unabhängig voneinander erledigen können. Ähnlich wie bei der Anwendung des Chinesenprinzips steigt die Teamperformance linear, wenn entweder die Arbeit nur aus unabhängigen Tasks besteht, oder alle Ressourcen zu 100% verfügbar sind. Sind die Ressourcen nur eingeschränkt verfügbar, kann die Gesamtproduktivität mit steigender Mitarbeiterzahl sogar sinken, wie folgende Grafik zeigt.

Die Grafik unterstellt einen Kooperationsanteil von 10% der Gesamtarbeit und nimmt an, dass dieser Anteil bei der Schätzung der Gesamtarbeit entsprechend berücksichtigt wurde (z.B.: eine Stunde Teammeeting sind 10 Stunden Arbeit, wenn 10 Mitarbeiter teilnehmen).